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Taste of Tech Topics

Acroquest Technology株式会社のエンジニアが書く技術ブログ

Wordの使い方

新人/若手向けTips

こんにちは、fujiiです。


新人/若手向け、これだけは知っとけTips25
の11日目として投稿します。

今回のテーマはWordの使い方

といっても、Wordの使い方も様々なので、
設計書を書く上で覚えておいて欲しい、基本的なことを書きますね。

※Word2010での説明となるため、設定の仕方が微妙に異なる可能性がありますが、ご留意ください。

その1.オプション

色々とあるオプションの中でも、是非とも覚えておきたいオプションを紹介します。

まずは、空白記号、タブ記号を表示する方法

たかが空白と思うかも知れませんが、
半角空白と全角空白を間違えてしまうと、
後から泣きそうになりながら修正する羽目になることがあります。

そうなる前に、空白の種類が分かるように表示しましょう。

それでは、設定方法について説明します。

1.Wordを開き、[ホーム]→[オプション]を選択してください。

2.設定ダイアログが表示されると思うので、[表示]を押してください。

3.「常に画面に表示する編集記号」の「タブ」と「スペース」にチェックを入れてください。

これで、全角空白、半角空白、タブ記号の見分けがつくようになります。


次に、「フィールドの網掛け表示」を設定する方法

Wordには、図表番号の連番を振る機能(後ほど紹介します)があるのですが、
その機能を知らず、

「手動で番号を振ってしまい、番号が頻繁にずれる。」

ということをやっていませんか?

そのようなときのために、「フィールドの網掛け表示」を設定してください。

設定方法は、以下のとおり。

1.先ほど開いたオプション画面で[詳細設定]を選択する。
2.「構成内容の表示」の「フィールドの網かけ表示」を「表示する」に変更する。

これで、Wordの機能を使わずに連番を振っているかどうかが一目でチェックできます。

その2.スタイル

Wordを使って始めて設計書を書くときに、
必ずといっていいほど、

段落の先頭や章番号が番号順にならない!

といったことに苦しめられます。


原因は、Wordのスタイルを使用していないため。
というわけで、スタイルの設定方法を説明します。

1.[ホーム]タブの「スタイル」欄から該当のスタイルを選択をしましょう。

2.設定したスタイルを変更したい場合は、「スタイル」欄の該当のスタイルを右クリックし、
[変更]を選択しましょう。

3.変更ダイアログが出るので、変更しましょう。

経験的に、画面左下の「書式」のドロップダウンリストに探したいメニューが見つかります。

また、他の段落で使った書式と同じ書式を使用したいけど、
どの書式を設定しているか分からない場合には、書式のコピーを使用しましょう。

1.[ホーム]タブを選択し、ブラシのようなメニューを選択してみてください。

これで、見栄えの揃ったWordドキュメントが出来るようになると思います。

その3.図表番号

設計書を書いていると、図表番号を振ることがよくあると思います。

でも、図表番号って、追加や削除があると、簡単に番号が変わりますよね。

そういうときのために、連番はWordの機能を使いましょう。

図表番号は[参考資料]タブの[図表番号の挿入]を選択してください。
下のようなダイアログが出ると思うので、名前を入力しましょう。

これで図表番号が入力できました。

次に、図表番号の参照を貼ります。

[参考資料]タブの[相互参照]を選択してください。

下のようなダイアログが出ると思います。

「参照する項目」から「図」を選択すると、
先ほど入力した図が「図表番号の参照先」に現れます。

選択したら、「挿入」ボタンを押しましょう。

これで参照が貼ることが出来ました。
「その1.オプション」で説明した「フィールドの網かけ表示」を行っていると、
参照箇所の背景色が灰色になっているのがわかると思います。

図の番号が変わったときには、右クリックメニューの[フィールドの更新]を押すだけです。

その4.最後に

Wordを使っていると、他にも困ることがたくさんあります。
そういう時は、まずは検索して同じ問題で困っている人がいないか、調べてみましょう。

便利な機能が他にもたくさんあるので、解決できるかもしれません。

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